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Politique de confidentialité

Davies Medical Supplies Ltd. Politique de protection des renseignements personnels chez Davies Medical Supplies Ltd., nous nous engageons à offrir à nos clients un service exceptionnel. Comme fournir ce service implique la collecte, l'utilisation et la divulgation de certains renseignements personnels sur nos clients, la protection de leurs renseignements personnels est l'une de nos plus grandes priorités. Bien que nous ayons toujours respecté la vie privée de nos clients et protégé leurs renseignements personnels, nous avons renforcé notre engagement à protéger les renseignements personnels à la suite de la Loi sur la protection des renseignements personnels (PIPA) de la Colombie-Britannique. Le PIPA, qui est entré en vigueur le 1er janvier 2004, énonce les règles de base pour la façon dont la Colombie-Britannique les entreprises et les organismes sans but lucratif peuvent collecter, utiliser et divulguer des renseignements personnels. Nous informerons nos clients de la raison et de la façon dont nous collectons, utilisons et divulguons leurs renseignements personnels, obtenons leur consentement au besoin, et traitons uniquement leurs renseignements personnels d'une manière qu'une personne raisonnable considérerait appropriée dans les circonstances . Cette politique de protection des renseignements personnels, en conformité avec PIPA, énonce les principes et les pratiques que nous suivrons pour protéger les renseignements personnels des clients. Notre engagement en matière de confidentialité comprend l'exactitude, la confidentialité et la sécurité des informations personnelles de nos clients et permet à nos clients de demander l'accès et la rectification de leurs renseignements personnels. Définitions renseignements personnels – désigne des renseignements sur un individu identifiable, comme le nom, l'adresse et le numéro de téléphone. Les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées (décrites ci-dessous). Coordonnées – désigne l'information qui permettrait à une personne d'être contactée dans un lieu d'affaires et comprend le nom, le nom du poste ou le titre, le numéro de téléphone professionnel, l'adresse professionnelle, le courriel d'affaires ou le numéro de télécopieur de l'entreprise. Les coordonnées ne sont pas couvertes par cette politique ou PIPA. Agent de protection de la vie privée – désigne la responsabilité individuelle désignée pour s'assurer que Davies Medical Supplies Ltd. respecte cette politique et PIPA. Politique 1 – collecte de renseignements personnels 1,1 à moins que les fins de collecte de renseignements personnels ne soient évidentes et que le client fournisse volontairement ses renseignements personnels à ces fins, nous communiquerons les finalités pour lesquelles l'information est recueillie, soit oralement, soit par écrit, avant ou au moment de la collecte. 1,2 nous ne collectons que les informations client nécessaires pour remplir les objectifs suivants: • vérifier l'identité; • Pour vérifier la solvabilité; • Identifier les préférences des clients; • Comprendre les besoins médicaux de nos clients; • Ouvrir et gérer un compte; • Fournir les produits et services demandés; • Assurer un haut niveau de service à nos clients politique 2 – consentement 2,1 nous obtiendrons le consentement du client pour collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels (sauf si, comme indiqué ci-dessous, nous sommes autorisés à le faire sans le consentement). 2,2 le consentement peut être fourni oralement, par écrit, par voie électronique, par l'entremise d'un mandataire ou il peut être implicite lorsque le but de la collecte utilisant ou divulguant les renseignements personnels serait considéré comme évident et le client volontairement fournit des renseignements personnels à cette fin. 2,3 le consentement peut également être implicite lorsqu'un client reçoit un avis et une possibilité raisonnable de refuser ses renseignements personnels utilisés pour les envois postaux, la commercialisation de nouveaux services ou produits, la collecte de fonds et le client ne se désinscrire pas. 2,4 sous réserve de certaines exceptions (p. ex., les renseignements personnels sont nécessaires pour fournir le service ou le produit, ou le retrait du consentement frustrerait l'exécution d'une obligation légale), les clients peuvent retenir ou retirer leur consentement pour Davies Medical Supplies Ltd. d'utiliser leurs renseignements personnels de certaines façons. La décision d'un client de refuser ou de retirer son consentement à certaines utilisations de renseignements personnels peut restreindre notre capacité à fournir un service ou un produit particulier. Si c'est le cas, nous expliquerons la situation pour aider le client à prendre la décision. 2,5 nous pouvons collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans la connaissance ou le consentement du client dans les circonstances limitées suivantes: • lorsque la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels est permise ou exigée par la Loi; • Dans une situation d'urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité personnelle d'un individu; • Lorsque les renseignements personnels sont disponibles auprès d'une source publique (par exemple, un annuaire téléphonique); • Lorsque nous exigeons des conseils juridiques d'un avocat; • Aux fins de la perception d'une dette; • Pour nous protéger contre la fraude; • Enquêter sur une violation anticipée d'une entente ou d'une infraction à la politique 3 – utilisation et divulgation de renseignements personnels 3,1 nous n'utiliserons ou divulguerons les renseignements personnels du client que si nécessaire pour remplir les buts identifiés au moment de collections telles que: • contacter directement nos clients sur les produits et services qu'ils ont demandés 3,2 nous n'utiliserons ni ne divulguerons les renseignements personnels des clients à des fins additionnelles, à moins que nous n'obtenions le consentement de le faire. 3,3 nous ne vendrons pas de listes de clients ou d'informations personnelles à d'autres parties. Politique 4 – conservation des renseignements personnels 4,1 si nous utilisons les renseignements personnels des clients pour prendre une décision qui affecte directement le client, nous conserverons ces renseignements personnels pendant au moins un an afin que le client ait une possibilité raisonnable de demander accès. 4,2 sous réserve de la politique 4,1, nous conserverons les renseignements personnels des clients seulement aussi longtemps que nécessaire pour remplir les buts identifiés ou un but légal ou commercial. Politique 5 – assurer l'exactitude des renseignements personnels 5,1 nous nous efforcera raisonnablement de faire en sorte que les renseignements personnels des clients soient exacts et complets lorsqu'ils peuvent être utilisés pour prendre une décision au sujet du client ou être divulgués à une autre organisation. 5,2 les clients peuvent demander des corrections à leurs renseignements personnels afin d'en assurer l'exactitude et l'exhaustivité. Une demande de rectification de renseignements personnels doit être faite par écrit et fournir suffisamment de détails pour identifier les renseignements personnels et la correction demandée. Une demande de rectification des renseignements personnels doit être transmise à l'agent de la protection de la vie privée. 5,3 si les renseignements personnels sont démontrés comme étant inexacts ou incomplets, nous corrigera l'information au besoin et nous enverrons les renseignements corrigés à toute organisation à laquelle nous avons divulgué les renseignements personnels au cours de l'année précédente. Si la correction n'est pas faite, nous allons noter la demande de correction des clients dans le fichier. Politique 6 – sécurisation des renseignements personnels 6,1 nous nous engageons à assurer la sécurité des renseignements personnels des clients afin de les protéger contre l'accès non autorisé, la collecte, l'utilisation, la divulgation, la copie, la modification ou l'élimination ou des risques similaires. 6,2 les mesures de sécurité suivantes seront suivies pour s'assurer que les renseignements personnels des clients sont convenablement protégés: • sécuriser physiquement les bureaux où les renseignements personnels sont conservés; • L'utilisation d'identifiants utilisateur, de mots de passe et du protocole SSL (Secure Sockets Layer), qui crypte toutes les informations que vous nous envoyez électroniquement; • Restreindre l'accès des employés aux renseignements personnels, le cas échéant (c.-à-d., seuls ceux qui ont besoin de savoir auront accès) 6,3 nous utiliserons les mesures de sécurité appropriées pour détruire les informations personnelles du client, telles que le déchiquetage des documents et la suppression informations stockées électroniquement. 6,4 nous allons continuellement revoir et mettre à jour nos politiques et nos contrôles de sécurité en tant que changements technologiques pour assurer la sécurité des informations personnelles continues. Politique 7 – fournir aux clients l'accès aux renseignements personnels 7,1 les clients ont le droit d'accéder à leurs renseignements personnels, sous réserve d'exceptions limitées. 7,2 une demande d'accès à des renseignements personnels doit être faite par écrit et fournir suffisamment de détails pour identifier les renseignements personnels recherchés. Une demande d'accès aux renseignements personnels doit être transmise à l'agent de la protection de la vie privée. 7,3 sur demande, nous allons également indiquer aux clients comment nous utilisons leurs renseignements personnels et à qui ils ont été divulgués, le cas échéant. 7,4 nous allons rendre les informations demandées disponibles dans les 30 jours ouvrables, ou fournir un avis écrit d'une prolongation où le temps supplémentaire est nécessaire pour répondre à la demande. 7,5 des frais minimes peuvent être facturés pour fournir l'accès aux renseignements personnels. Lorsque des frais peuvent s'appliquer, nous informerons le client du coût et nous demandons des instructions supplémentaires du client sur la question de savoir si nous devons procéder ou non à la demande. 7,6 si une demande est refusée en totalité ou en partie, nous aviserons le client par écrit, en fournissant les motifs du refus et le recours à la disposition du client. Politique 8 – questions et plaintes: le rôle de l'agent de la protection de la vie privée ou de la personne désignée 8,1 l'agent de la protection de la vie privée est responsable de la conformité de la présente politique et de la Loi sur la protection des renseignements personnels à Davies Medical Supplies Ltd. 8,2 les clients doivent adresser à l'agent de la protection des renseignements personnels toute plainte, préoccupation ou question concernant la conformité par écrit de Davies Medical Supplies Ltd. Si l'agent de la protection de la vie privée est incapable de résoudre le problème, le client peut également écrire au commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique. Coordonnées de l'agent de la protection de la vie privée de Davies Medical Supplies Ltd.: Grant Forsyth 124-340 Brooksbank Avenue North Vancouver, BC V7J 2C1 604-980-3815 [email protected]

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